Integritetspolicy

Senast uppdaterad: 2026-09-08

På Spiransia värnar vi om din personliga integritet. I den här integritetspolicyn beskriver vi vilka personuppgifter vi behandlar, varför vi gör det, hur länge uppgifterna sparas och vilka rättigheter du har.

Policyn gäller när du exempelvis:

• köper eller administrerar en utbildning från Spiransia
• deltar i någon av våra utbildningar
• kontaktar oss via webbplats, e-post eller på annat sätt
• anmäler intresse för våra tjänster
• prenumererar på nyhetsbrev eller tar emot annan information från oss
• förekommer i en kundrelation, offertförfrågan eller annan affärskontakt med Spiransia

1. Personuppgiftsansvarig

Spiransia AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna policy, om inget annat anges.

Spiransia AB
Ringvägen 126
116 61 Stockholm
E-post: [email protected]
Organisationsnummer:

2. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka uppgifter vi behandlar beror på vilken kontakt du har med Spiransia.

När en organisation beställer en utbildning

I samband med beställning och fakturering kan vi behandla uppgifter som:

• företagsnamn
• organisationsnummer
• referensnummer eller annan fakturareferens
• Peppol-ID
• telefonnummer
• e-postadress för digital faktura
• fakturaadress, postnummer, ort och land
• namn och kontaktuppgifter till beställare eller annan kontaktperson, när sådana uppgifter lämnas

När du deltar i en utbildning

För att skapa och administrera din tillgång till utbildningen behandlar vi normalt:

• namn
• e-postadress
• organisation/företag
• uppgifter om inloggning och användning av lärplattformen
• vilka moduler du har genomfört
• progression och genomförandestatus
• uppgifter som behövs för diplom eller intyg

Utbildningarna kan tekniskt stödja frågor eller quiz, men sådana funktioner används inte nödvändigtvis i alla utbildningar.

I samband med användningen av lärplattformen kan teknisk information behandlas, exempelvis IP-adress, webbläsare, operativsystem, datum och tid samt information om hur plattformen används. Uppgifterna används bland annat för drift, säkerhet, felsökning och teknisk funktionalitet.

Spiransias administratörer kan se de uppgifter som behövs för att administrera utbildningen, ge support och följa att plattformen och utbildningen fungerar som avsett.

Personliga reflektioner i utbildningen

Våra utbildningar innehåller reflektionsövningar, men deltagarnas personliga reflektioner och anteckningar samlas inte in av Spiransia genom lärplattformen.

Spiransia har därför inte tillgång till de privata reflektioner som deltagaren gör inom ramen för dessa övningar.

Vi uppmanar deltagare att inte skicka känsliga personuppgifter till Spiransia om det inte finns ett tydligt behov av det.

När du kontaktar oss

Om du kontaktar oss via webbformulär, e-post eller på annat sätt kan vi behandla exempelvis:

• namn
• e-postadress
• telefonnummer
• organisation och befattning
• innehållet i ditt meddelande
• andra uppgifter som du själv väljer att lämna

Nyhetsbrev, information och marknadsföring

Om du prenumererar på nyhetsbrev eller på annat sätt tar emot information från Spiransia kan vi behandla:

• namn
• e-postadress
• organisation
• befattning eller yrkesroll
• information om tidigare kontakt med Spiransia
• uppgifter om hur du interagerar med våra utskick, exempelvis öppningar eller länkklick, om det verktyg vi använder erbjuder sådan statistik

Vi kan även behandla kontaktuppgifter till personer som vi bedömer kan vara relevanta mottagare av information om våra tjänster, exempelvis yrkesmässiga kontaktuppgifter inom HR, ledarskap, arbetsmiljö eller organisationsutveckling.

Om personuppgifter har hämtats från en extern källa ska vi informera om detta i enlighet med tillämpliga dataskyddsregler.

3. Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål.

För att hantera beställningar och kundrelationer

Vi använder uppgifter för att:

• administrera beställningar
• kommunicera med beställare och kundorganisationer
• fakturera
• hantera frågor, support och uppföljning
• fullgöra våra åtaganden enligt avtal

När behandlingen är nödvändig för att hantera ett avtal med en fysisk person kan den rättsliga grunden vara avtal. När avtalet är tecknat med en organisation och vi behandlar kontaktuppgifter till personer hos kunden utgår behandlingen normalt från vårt berättigade intresse av att administrera kundrelationen.

För att tillhandahålla och administrera utbildningar

Vi behandlar deltagaruppgifter för att:

• skapa användarkonton
• ge tillgång till rätt utbildning
• administrera deltagarplatser
• kommunicera med deltagaren före, under och efter utbildningen (exempelvis med praktisk information, påminnelser och utvärderingar).
• ge teknisk och administrativ support
• följa genomförandestatus när det behövs för administrationen
• utfärda diplom eller intyg
• utveckla och förbättra våra utbildningar och tjänster

Den rättsliga grunden är normalt vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla och administrera den utbildning som kundorganisationen har beställt.

När vi använder statistik för utveckling av utbildningar strävar vi efter att använda sammanställd eller anonymiserad information när det är möjligt.

För att hantera förfrågningar och intresseanmälningar

När du kontaktar oss behandlar vi dina uppgifter för att kunna svara, följa upp din fråga och vid behov fortsätta en affärsdialog.

Den rättsliga grunden är normalt vårt berättigade intresse av att hantera förfrågningar och utveckla kundrelationer.

För bokföring och andra rättsliga skyldigheter

Vissa uppgifter måste vi behandla och spara för att uppfylla krav enligt exempelvis bokföringslagstiftningen.

Den rättsliga grunden är då rättslig förpliktelse.

För marknadsföring och information om Spiransia

Vi kan använda yrkesmässiga kontaktuppgifter för att informera om våra utbildningar, nya erbjudanden, evenemang, nyheter och annat som vi bedömer kan vara relevant för mottagaren.

När behandlingen grundas på en intresseavvägning är vårt berättigade intresse att marknadsföra och utveckla Spiransias verksamhet och skapa relationer med befintliga och potentiella kunder.

Du har alltid rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföring. Om du gör det upphör vi med sådan behandling.

När samtycke krävs för ett visst utskick eller en viss marknadsföringsåtgärd använder vi uppgifterna först efter att samtycke har lämnats.

Kundcase, citat och bilder

Om vi vill använda namn, fotografier, uttalanden, omdömen eller annat material som kan kopplas till en viss person i exempelvis kundcase, på vår webbplats eller i sociala medier gör vi det efter särskild överenskommelse med den berörda personen.

När behandlingen bygger på samtycke kan samtycket återkallas för framtida användning.

4. Varifrån får vi personuppgifterna?

Vi får personuppgifter på olika sätt.

De kan komma:

• direkt från dig
• från din arbetsgivare eller den organisation som köpt utbildningen
• från en kollega eller annan person som administrerar organisationens deltagare
• från offentligt tillgängliga yrkesmässiga källor
• från leverantörer av företags- och kontaktuppgifter
• från våra tekniska system när du använder lärplattformen eller webbplatsen

Om vi får personuppgifter från någon annan än dig lämnar vi den information som krävs enligt GDPR inom den tid som gäller för sådan behandling.

5. Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för det ändamål som de samlades in för.

Som huvudregel gäller följande.

Kund- och affärskontakter

Kontaktuppgifter till beställare och andra personer i en kundrelation kan sparas under den aktiva kundrelationen och därefter normalt i upp till 24 månader efter den senaste relevanta kontakten, för uppföljning och fortsatt affärskontakt.

Förfrågningar och intresseanmälningar

Personuppgifter från förfrågningar och intresseanmälningar sparas normalt i upp till 24 månader efter den senaste relevanta kontakten.

Deltagare i utbildningar

Uppgifter som behövs för att ge tillgång till och administrera utbildningen behandlas under den period deltagaren har tillgång till utbildningen och därefter under den tid som behövs för administration, support och eventuell uppföljning.

Spiransia kan under avtalstiden administrera och radera deltagaruppgifter i lärplattformen. När uppgifter raderas finns de inte längre kvar som aktiv information i plattformen. Uppgifter kan under en begränsad tid finnas kvar i tekniska säkerhetskopior enligt leverantörens rutiner för backup och radering.

Marknadsföring och nyhetsbrev

Uppgifter som används för nyhetsbrev och annan återkommande kommunikation behandlas så länge du vill ta emot kommunikationen eller tills vi bedömer att uppgifterna inte längre är relevanta.

Om du invänder mot direktmarknadsföring sparar vi den information som behövs för att säkerställa att du inte får nya marknadsföringsutskick.

Bokföringsunderlag

Uppgifter som ingår i bokföringsmaterial sparas under den tid som krävs enligt gällande lagstiftning.

När en lagringstid har löpt ut raderar eller anonymiserar vi uppgifterna, om det inte finns ett annat lagligt skäl att fortsätta behandla dem.

6. Vilka kan få tillgång till personuppgifterna?

Vi delar endast personuppgifter när det behövs för att bedriva vår verksamhet eller när vi har en rättslig skyldighet att göra det.

Det kan exempelvis vara leverantörer av:

• lärplattform
• webbhotell och webbplats
• e-post och dokumenthantering
• fakturering och bokföring
• CRM- och kundhantering
• nyhetsbrev och e-postutskick
• videomöten och andra digitala tjänster

Vi använder bland annat:

• AddWisdom för lärplattform och utbildningsadministration
• Microsoft Outlook och Teams för e-post och digitala möten
• WordPress och tillhörande tjänster för vår webbplats

Leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning får endast behandla uppgifterna enligt våra instruktioner och enligt de avtal som gäller mellan oss.

AddWisdom tillhandahålls av Add Cream AB, som behandlar personuppgifter för Spiransias räkning i egenskap av personuppgiftsbiträde. Behandlingen regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal.

7. Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

AddWisdom-plattformen hostas i Sverige. Enligt AddWisdoms aktuella information behandlar även deras underbiträden personuppgifter inom EU/EES. Om detta förändras ska eventuell överföring utanför EU/EES ske med stöd av tillämpliga skyddsåtgärder enligt GDPR.

8. Webbplats och cookies

När du besöker spiransia.se används cookies och liknande tekniker som behövs för att webbplatsen ska fungera och för att komma ihåg dina val kring cookies.

Vilka cookies som används och deras funktion beskrivs i vår information om cookies.

Om vi framöver börjar använda cookies för statistik, analys eller marknadsföring kommer sådan användning att ske enligt gällande regler och, när det krävs, först efter ditt samtycke.

9. Hur skyddar vi personuppgifterna?

Vi arbetar för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förändring, förlust och annan otillåten behandling.

Det innebär bland annat att tillgång till personuppgifter begränsas till personer och leverantörer som behöver uppgifterna för sitt arbete och att vi använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som är anpassade efter behandlingen.

10. Dina rättigheter

Du har enligt GDPR flera rättigheter när vi behandlar dina personuppgifter.

Beroende på situationen kan du ha rätt att:

• få information om hur vi behandlar dina personuppgifter
• begära tillgång till de personuppgifter vi har om dig
• få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade
• begära att dina uppgifter raderas
• begära att behandlingen begränsas
• invända mot behandling som grundas på berättigat intresse
• alltid invända mot direktmarknadsföring
• få ut vissa uppgifter i ett strukturerat och maskinläsbart format
• återkalla ett samtycke som du tidigare har lämnat

Rättigheterna gäller inte alltid utan undantag. Vi kan exempelvis behöva behålla vissa uppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Om du vill använda någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss på [email protected].

11. Klagomål

Om du har frågor eller synpunkter på hur vi behandlar dina personuppgifter får du gärna kontakta oss.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet för dataskydd i Sverige.

12. Ändringar av integritetspolicyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy när vår verksamhet, våra tjänster eller reglerna för personuppgiftsbehandling förändras.

Den senaste versionen finns alltid på spiransia.se.